Administratie ZZP opzetten, de basis en een aantal tips

door autipreneur november 19, 2018

In deze blog omschrijven we de basis van een administratie ZZP opzetten. Een duidelijk overzicht van urenregistratie tot afschrijvingen helpt je op weg.

Als je zoekt op termen als boekhoudprogramma ZZP, online boekhouden of administratie eenmanszaak kom je veel websites tegen die een (gratis) boekhoudprogramma aanraden. Hoewel een boekhoudprogramma een prima manier kan zijn om je boekhouding bij te houden is het bij het opzetten van je administratie niet compleet genoeg.

Daarom in deze blog tekst en uitleg voor een administratie ZZP opzetten. We bespreken eerste de belangrijkste wettelijke verplichtingen. Daarna stapsgewijs hoe je een administratie opzet. Denk daarbij aan het uitschrijven van een factuur. Maar ook tips voor het bijhouden van een goede kilometerregistratie.

Wellicht heb je na het lezen van dit artikel dat boekhoudprogramma voorlopig niet eens nodig!

Wettelijke verplichtingen als ondernemer

We beginnen met het belangrijkste bij een administratie ZZP opzetten, namelijk je wettelijke verplichtingen. Dit is belangrijk want als je dit niet goed doet krijg je te maken met (hoge) naheffingen van de belastingdienst.

Inschrijving Kamer van Koophandel

Als eerste dien je je bedrijf in te schrijven bij de Kamer van Koophandel. Doe dit uiterlijk 1 week nadat je bent begonnen met ondernemen, een inschrijving kost eenmalig 50 euro. Nadat je bent ingeschreven krijg je een KVK nummer en BTW nummer, je bent nu belastingplichtig als ondernemer. Meer informatie over de KVK inschrijving vind je op de website van de KVK.

Een deugdelijke administratie voeren

Met het BTW nummer in bezit dien je gelijk te voldoen aan de tweede, wettelijke verplichting. Van de belastingdienst moet elke ondernemer een ‘deugdelijke administratie’ voeren. Voor een zelfstandig ondernemer is deze administratie vrij eenvoudig.

Alle ondernemers hebben een debiteuren en crediteurenadministratie. Dit zijn de facturen van je leveranciers waar jij zakelijk inkoopt en je eigen uitgeschreven facturen. Als je een (web)winkel hebt is het daarnaast ook belangrijk om een voorraad administratie en eventueel een in- en verkoopadministratie bij te houden. De belastingdienst eist ook dat je je bedrijfsadministratie minimaal 7 jaar (10 jaar voor onroerend goed) bewaart. Een goede periodieke back-up is dus geen overbodige luxe.

Kwartaalaangifte en BTW afdracht

De laatste verplichting bij een administratie ZZP opzetten is het doen van de aangifte omzetbelasting. Je dient als ondernemer elk kwartaal online aangifte te doen (net zoals bij inkomstenbelasting) en daarbij je omzet op te geven. Als je heel weinig omzet maakt kun je soms in aanmerking komen voor de kleine ondernemingsregeling. Je hoeft dan maar eens per jaar aangifte te doen.

Geld verdienen met je administratie

Zoals je ziet valt het bij een administratie ZZP opzetten eigenlijk best mee met de basisverplichtingen. Als je je inschrijft bij de Kamer van Koophandel en de belastingdienst elk kwartaal doorgeeft wat je uitgeeft en verdient ben je al een heel eind. Wat betreft wettelijke verplichtingen dan.

Wil je zoveel mogelijk uit je onderneming halen moet je met nog wat meer zaken rekening houden. Veel ondernemers laten hier vaak geld liggen omdat ze geen zin of tijd hebben voor hun administratie. Echter een goede administratie ZZP opzetten hoeft helemaal niet ingewikkeld of tijdrovend te zijn. Terwijl dit wel een hoop geld kan opleveren, met de basis in dit artikel kom je al een heel eind.

1. Urenregistratie

Een urenregistratie is na je facturen bijhouden het belangrijkste bij een administratie ZZP opzetten. Dit komt door regels van de belastingdienst. Als je namelijk aan het urencriterium voldoet kom je in aanmerking voor bekende belastingvoordelen zoals starters- en zelfstandigenaftrek. Hiermee kun je duizenden euro’s aftrekken van je winst waardoor je dus veel minder belasting betaald.

Om voor het urencriterium in aanmerking te komen moet je minstens 1225 uur per jaar besteden aan je onderneming(en). Aanvullend moet je minimaal 50% van de tijd die je werkt besteden aan eigen ondernemerschap. Het doel van de urenadministratie is vooral aan te tonen dat je daadwerkelijk 1225 uren in je onderneming hebt gestoken. Doe dit als volgt.

  1. Neem een zakelijke Agenda, digitaal of een papieren variant
  2. Houdt zorgvuldig bij wat voor zakelijke afspraken of klussen je hebt. Noteer met wie je afspreekt, waar je afspreekt en hoelang een afspraak duurt.
  3. Noteer in je agenda of eventueel in een aparte planning alle werkzaamheden die je uitvoert voor je onderneming. Van het schrijven van een ondernemingsplan tot het uitvoeren van een opdracht bij een klant.

Tips voor het bijhouden van een urenadministratie

– Neem dagelijks 5 minuten de tijd om je zakelijke agenda en je zakelijke mail even na te lopen. Zo vergeet je geen werkzaamheden op te schrijven en ga je er ook niet tegen op zien.

– Bedenk dat een goede urenadministratie recht geeft op heel veel aftrekposten en dus geld oplevert.

2. Inkoopbeheer

De tweede stap bij een administratie ZZP opzetten is het bijhouden van de inkoopfacturen. Waar je BTW in rekening moet brengen over je eigen facturen mag je de BTW van je inkoopfacturen terugvragen. Of dat nu een laptop of een pak koffie is maakt niet uit, zolang het maar aantoonbaar zakelijk gebruik is voor je eigen onderneming.

Bewaar dus alle zakelijke facturen, of het nu grote of kleine bedragen zijn. Ook die paar cent BTW voor een broodje onderweg naar een afspraak kun je gewoon terugvragen. Zie inkoopadministratie ook weer als een manier om geld te besparen. Je schiet de BTW immers vaak gewoon voor en door facturen te bewaren krijg je geld terug. Vooraf BTW aftrekken is jezelf rijk rekenen voor je het geld krijgt.

Advies voor het bijhouden van een inkoopadministratie

Maak een apart e-mailadres aan, bijvoorbeeld inkoop@bedrijfsnaam.nl. Krijg je een digitale factuur op de mail, stuur hem dan door naar dit e-mail adres. Heb je een papieren factuur of kassabonnetje? Maak een foto met je smartphone en mail hem dan door naar dit e-mailadres. Zo heb je eenvoudig alle facturen op 1 plek. Omdat veel mailservers een automatisch back-up hebben zijn je facturen ook gelijk beschermd tegen dataverlies.

3. Facturen uitschrijven

Na de noodzakelijke inkopen en het noteren van de werkzaamheden is het natuurlijk tijd om facturen uit te schrijven. Verkoopfacturen zijn de belangrijkste inkomstenbron voor veel ondernemers en een essentieel onderdeel in een administratie ZZP opzetten. Je factuur moet namelijk ook weer aan bepaalde regels en voorwaarden voldoen.

Als startende ondernemer kun je het beste starten met handmatig facturen in een simpele Word template. Dit is gemakkelijk en kost bovendien niets. Wanneer je toegaat naar meerdere facturen per dag kun je boekhoud- of facturatiesoftware gaan overwegen. Zorg in ieder geval dat je factuur de volgende basisgegevens bevat.

  1. Bedrijfsnaam, adres, BTW Nummer en Kamer van Koophandel nummer van je eigen onderneming.
  2. (Bedrijfs-)naam en adres van je klant, bij verlegde BTW regeling ook het BTW nummer van je klant.
  3. Factuurdatum waarop de factuur is gemaakt
  4. Een uniek, opvolgend factuurnummer. Bijvoorbeeld 2018-001, 2018-002, etc.

Daarnaast gelden de volgende regels om de levering van je dienst of product te omschrijven

  1. Omschrijving en aantal van de geleverde producten of diensten (uren, dozen, serienummers, werkomschrijving etc.)
  2. De leverdatum van de goederen of diensten
  3. Het factuurbedrag exclusief BTW, het BTW tarief en het BTW bedrag en totaalbedrag inclusief BTW.

Als een factuur al deze gegevens omvat dan is het voor de belastingdienst officieel een factuur.

Drie handige suggesties voor facturen uitschrijven

– Maak altijd een back-up van je facturen. Een makkelijke manier hiervoor is om bij papieren facturen een extra exemplaar uit te printen. Stuur je je facturen digitaal? Stuur dan de factuur ook in kopie naar een speciaal aangemaakt e-mail adres, bijvoorbeeld factuur@bedrijfsnaam.nl

– Denk ook eens na over een betalingstermijn of leveringsvoorwaarden op je factuur. Dit is voor de belastingdienst niet verplicht maar kan je klant wel duidelijkheid geven over wanneer hij moet betalen. Ook kan het bijvoorbeeld helpen bij het oplossen van garantiekwesties.

– Reken je veel kleine bedragen af? Facturen onder de 100 euro mag je ook uitschrijven als vereenvoudigde factuur. Op een vereenvoudigde factuur hoeft alleen het volgende te staan; factuurdatum, jouw bedrijfsnaam en adres, omschrijving van de geleverde dienst of het product, BTW bedrag en BTW tarief.

4. Rittenadministratie

Ben je in het bezit van een (bedrijfs)auto dan is rittenadministratie het vierde belangrijke onderdeel in een administratie ZZP opzetten. Ongeacht hoe je je bedrijfs(auto) gebruikt kan een goede rittenregistratie veel geld opleveren (of besparen), net hoe je het ziet.

Gebruik je de auto namelijk ook privé dan ziet de belastingdienst dit als een vorm van extra loon of inkomsten. Wanneer je de auto juist overwegend zakelijk gebruikt is het gunstig om elke gereden kilometer en euro aan onderhoud af te trekken van de winst. In alle gevallen loont het om goed bij te houden hoe de wagen wordt gebruikt.

Wanneer je je auto meer dan 500 kilometer per jaar prive gebruikt dan moet je bijtelling betalen. Bij veel (startende) ondernemers zal dit het geval zijn om het hun eigen auto is. Desondanks is het nog steeds nuttig om een rittenadministratie bij te houden voor bijvoorbeeld aftrek van brandstofbonnen.

Omdat handmatig een sluitende rittenadministratie bijhouden erg veel werk is, kun je hiervoor het beste een app gebruiken. Deze apps houden in combinatie met de locatie van je telefoon bij wanneer je de auto gebruikt en welke afstand je aflegt. In combinatie met een goede urenregistratie/agenda kun je zo eenvoudig zien wanneer het een zakelijke rit betreft en waarvoor dat was.

Handig om te weten

De belastingdienst hanteert veel regels voor bijtelling en privégebruik van een zakelijke auto. Deze regels en ook de hoogte van de bijtelling wijzigen regelmatig. Kijk daarom voor meer informatie op de website van de belastingdienst.

Samenvatting

Ik hoop dat je met het lezen van deze blog wat meer inzicht hebt gekregen in een administratie ZZP opzetten. Natuurlijk is deze blog lang niet volledig, zo zijn er natuurlijk veel meer dingen waarmee je rekening kunt of moet houden.

Denk hierbij bijvoorbeeld aan het afschrijven van grote investeringen over meerdere jaren voor boekhoudkundige reden. Maar ook het afsluiten van een arbeidsongeschiktheidsverzekering of het laten opstellen van algemene voorwaarden vallen onder de administratie ZZP opzetten.

Dit zijn echter stappen waarbij je vaak de hulp van een derde partij nodig hebt en ook zaken die sterk afhangen van je onderneming. De belangrijkste basis hebben we in ieder geval behandeld;

  1. Schrijf je in bij de Kvk
  2. Houdt een deugdelijke administratie bij met in ieder geval registratie van je uren, inkoopfacturen, uitgeschreven facturen en een (optionele) ritten administratie
  3. Elk kwartaal aangifte omzetbelasting doen (of laten doen)

Het doel van deze blog was in ieder geval om te laten zien dat deze basis in ieder geval helemaal niet zo ingewikkeld en moelijk hoeft te zijn en dat elke stap in een goede administratie ZZP opzetten zichzelf dubbel en dwars terugverdiend als je eenmaal dagelijks bezig bent met het runnen van je onderneming.

Veel succes en geluk met ondernemen, in komende blogs zullen we verder ingaan op alle gebieden van een administratie ZZP opzetten.

 

Social Shares

Laat een bericht achter

Your email address will not be published. Required fields are marked *